Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Die Verarbeitung Ihrer personenbe­zogenen Daten geschieht unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Unter dem Begriff „Verarbeitung“ nach Art. 4 Abs. 2 DSGVO versteht der Gesetzgeber das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.
In Übereinstimmung mit Art. 13 und 14 der DSGVO informieren wir Sie hiermit, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, die wir im Vorfeld und während Veranstaltungen der Franckeschen Stiftungen von Ihnen erhoben haben oder erheben werden.

1. Name und Kontaktdaten des datenschutzrechtlichen Verantwortlichen

Franckesche Stiftungen
Franckeplatz 1, Haus 37
vertreten durch den Direktor Prof. Dr. Thomas Müller-Bahlke
06110 Halle
Telefon: 0345 2127-400
Telefax: 0345 2127-433
E-Mail: leitung@francke-halle.de

Die Franckesche Stiftungen sind eine Stiftung öffentlichen Rechts, eingetragen in das Stiftungsregister des Landes Sachsen-Anhalt.

Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten

Franckesche Stiftungen
Franckeplatz 1, Haus 37
Dr. Jürgen Gröschl
06110 Halle
E-Mail: datenschutz@francke-halle.de

Falls Sie Fragen zum Datenschutz bei den Franckesche Stiftungen oder zu Ihren Rechten haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

2. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Folgende personenbezogenen Daten können im Vorfeld bzw. während der Veranstaltung von uns erhoben worden sein bzw. erhoben werden:

  • Vor- und Nachname, ggf. akademischer Grad/Titel
  • Name/Bezeichnung der von Ihnen vertretenen Institution/Organisation/Kommune etc.
  • Tätigkeit/Position
  • Postalische Anschrift(en)
  • Telefon-/ Faxnummer(n)
  • E-Mail-Adresse(n)
  • Veranstaltungsfotografien, -videos, -tonaufnahmen, auf denen Sie identifizierbar sein könnten

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personen­bezogene Daten?

Ihre Daten nutzen wir zu folgenden Zwecken:

  • Für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung. Dies beinhaltet auch die Anmeldung zu einer Veranstaltung der Franckeschen Stiftungen, die Buchung von Hotelunterkünften oder das Mieten einer Gästewohnung der Franckeschen Stiftungen. Rechtsgrund­lage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Zur Ankündigung der Veranstaltung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der Franckeschen Stiftungen durch Plakate und andere Aushänge, Faltblätter, Programmankündigungen, Informationen auf der Website und in Sozialen Medien, Pressemitteilungen u.ä., sofern Sie als Referent oder Referentin, Moderator oder Moderatorin bzw. einer anderen aktiven Rolle an der Veranstaltung teilnehmen. Die rechtliche Grundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS­GVO. Das berechtigte Interesse der Franckeschen Stiftungen besteht in der öffentlichen Bekanntmachung und Information über Veranstaltungen, die der Erfüllung ihres satzungsgemäßen kulturellen und wissenschaftlichen Bildungsauftrags dienen.
  • Zur Vernetzung der Teilnehmenden der Veranstaltung, indem wir ggf. Namens­schilder ausgeben und Listen der Teilnehmenden auslegen. Die dafür gültige Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Franckeschen Stiftungen und der Teilnehmenden besteht in der Pflege und Weiter­entwicklung ihrer sozialen, kulturellen und wissenschaftlichen Kontakte. Die Franckeschen Stiftungen haben zudem ein berechtigtes Interesse an der Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Aufgaben, zur kulturellen und wissenschaftlichen Bildung der Allgemeinheit beizutragen, wofür die durch die Vernetzung zu erlangenden Kontakte dienlich sind.
  • Um künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können. Dies geschieht auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Franckeschen Stiftungen besteht in der satzungsgemäßen Erfüllung ihres kulturellen und wissenschaftlichen Bildungsauftrags. Hierzu ist es erforderlich, Konzeptionen für Veranstaltungen einschließlich ihres Teilnehmerkreises zu entwickeln.
  • Zur Prüfung, ob Ihre Daten in den allgemeinen Adressbestand der Franckeschen Stiftungen übernommen werden sollten. Die rechtliche Grundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Aufnahme Ihrer Daten in den allgemeinen Adressbestand erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung, um langfristige Kooperationspartner und Interessenten für die satzungsgemäße Erfüllung des kulturellen und wissenschaftlichen Bildungsauftrags der Franckeschen Stiftungen zu gewinnen.
  • Um nachzuweisen, dass wir Ihre Daten rechtmäßig verarbeiten, insbesondere Ihnen Informationen per E-Mail senden dürfen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck des Nachweises der Erlaubnis sind Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
  • Zur Erfüllung unserer satzungs-, steuer- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen und Interessen. Insbesondere wenn Sie während der Veranstaltung verpflegt werden oder Erstattungen erhalten, sind wir verpflichtet, Ihre Anmeldung und ggf. Rechnungs- und Zahlungsdaten zu speichern. Zu diesem Zweck können Listen der Teilnehmenden an Veranstaltungen ausgelegt werden. Die dafür gültige Rechtsgrund­lage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO.
  • In anonymisierter Form zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht gegenüber dem Kuratorium der Franckeschen Stiftungen sowie Drittmittel- und anderen Fördergebern. Dies geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
  • Nach vorheriger Bekanntgabe zur Dokumentation der Veranstaltung durch Foto-, Film- und Tonaufnahmen, die auch zur Öffentlichkeitsarbeit der Franckeschen Stiftungen verwendet werden können. Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen, bei denen die Veranstaltung im Mittelpunkt steht, und die folgende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die Dokumentation und Bekanntmachung der satzungsgemäßen Arbeit der Franckeschen Stiftungen, auch im Rahmen von Rechenschaftspflichten gegenüber Drittmittel- und anderen Fördergebern. Werden Foto-, Film- und Tonaufnahmen von einzelnen Teilnehmenden der Veranstaltungen zu Zwecken der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet, geschieht dies gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf der Grundlage Ihrer vorab erteilten Einwilligung.

4. Welche Kategorien von Empfängern der Daten gibt es?

Zugriff auf Ihre Daten haben die mit der Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung betrauten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Franckeschen Stiftungen, aus technischen Gründen auch unsere IT-Administratoren. Um künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können, haben die hiermit betrauten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zugriff auf Einladungsverteiler und Teilnehmerlisten. Zum Zweck der Vernetzung sind Ihr Name, Ihre Funktion und Ihre Institution auch den anderen Teilnehmenden der Veranstaltung zugänglich. Foto-, Film- und Tonaufnahmen, die veröffentlicht oder sonst für Zwecke der Dokumentation oder Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet werden, können jedermann zugänglich sein. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir uns für bestimmte Tätigkeiten, wie beispielsweise die Buchung einer Unterkunft, eines Auftragsverarbeiters bedienen, der Ihre Daten ausschließlich für diese Tätigkeiten in unserem Auftrag verwendet. Dieser ist strikt an unsere Weisungen gebunden und darf die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten oder weitergeben.

5. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?

Aufgrund des internationalen Charakters der Kooperationspartner und des Interessentenkreises der Franckeschen Stiftungen können personenbezogene Daten zum Zweck der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, zur Vernetzung der Teilnehmenden an Veranstaltungen, zur Planung von Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten und zur allgemeinen Kontaktpflege an Einzelpersonen oder wissenschaftliche und kulturelle Einrichtungen in ein Land außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden. Dies geschieht ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Übermittlung Ihrer Daten an einen Dienstleister in einem Drittland im Sinne einer Auftragsverarbeitung erfolgt nicht.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Wir löschen Ihre Daten bei steuerrelevanten Unterlagen und Buchungsbelegen 10 Jahre nach Jahresabschluss. Daten, die im Rahmen von Veranstaltungsankündigungen veröffentlicht wurden, werden dauerhaft archiviert. Daten, die wir zum Nachweis dafür benötigen, dass Sie der Verarbeitung zugestimmt haben, löschen wir gemäß § 31 Gesetz über Ordnungs­widrigkeiten (OWiG) 3 Jahre nach Beendigung der Verarbeitungstätigkeit, für die die Erlaubnis erteilt wurde. Die Prüfung, ob Sie in den allgemeinen Datenbestand der Franckeschen Stiftungen aufgenommen werden sollten, erfolgt innerhalb von drei Monaten nach der Veranstaltung, danach werden Ihre Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Bei der Planung künftiger Veranstaltungen und Forschungs­aktivitäten wird für jede einzelne Veranstaltung geprüft, ob Ihre Daten in Zukunft für diesen Zweck von Bedeutung bleiben werden. Zusätzlich wird jährlich überprüft, ob eine fortgesetzte Speicherung erforderlich ist; wenn nicht, werden die Daten gelöscht. Zum Zweck der Erfüllung unserer satzungs- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen und Interessen einschließlich der Dokumentation unserer Tätigkeit verarbeiten wir Ihre Daten maximal 10 Jahre nach Entstehen. Zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung durch Foto-, Film- und Tonaufnahmen und zur Öffentlichkeitsarbeit der Franckeschen Stiftungen erfolgt eine grundsätzlich unbefristete Verarbeitung. Es wird jedoch spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres des Veranstaltungsendes überprüft, ob die Foto- und Filmaufnahmen weiterhin benötigt werden und wenn ja, ob eine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann. Ergibt die Überprüfung, dass wegen der Bedeutung der Veranstaltung zunächst keine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann, erfolgt eine erneute Überprüfung bis spätestens 31. Dezember des auf die jeweils letzte Überprüfung folgenden Jahres.

7. Welche Rechte haben Sie?

Nach den anwendbaren Gesetzen haben Sie verschiedene Rechte bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Möchten Sie diese Rechte geltend machen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an den o.g. Datenschutzbeauftragten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über Ihre Rechte.

7.1 Auskunftsrecht der betroffenen Person nach Art. 15 DSGVO und § 34 BDSG
Sie haben jederzeit das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht, von uns eine unentgeltliche Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten nebst einer Kopie dieser Daten zu erlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer ein.

7.2 Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

7.3 Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Der Zweck, für den personenbezogene Daten verarbeitet wurden, ist entfallen.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zweck einer Direktwerbung ein.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie haben die Löschung der personenbezogenen Daten abgelehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt;
  • wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder
  • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe unseres Unternehmens gegenüber den Ihren überwiegen.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
Nach Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Ferner haben Sie bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DSGVO das Recht zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

7.6 Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO und § 36 BDSG
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie haben außerdem das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen.

7.7 Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen, die wir bis zu Ihrem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. Hierzu können Sie unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.

7.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO
Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Allerdings würden wir es begrüßen, wenn Sie vorab mit uns in Kontakt treten.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg
Telefon: 0391 81803-0
Telefax: 0391 81803-33
Website: www.datenschutz.sachsen-anhalt.de/datenschutz-sachsen-anhalt

8. Ist es erforderlich, meine personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben. Ohne Angabe der in der Anmeldung für eine Veranstaltung als erforderlich bezeichneten Daten können wir Ihre Anmeldung allerdings nicht akzeptieren.

9. Findet ein Profiling statt?

Ihre Daten werden von uns nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling i.S.v. Art. 22 DSGVO verwendet.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand September 2019.
Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung stets nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben anzupassen.

Halle, 04. September 2019

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