Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Die Verarbeitung Ihrer personenbe­zogenen Daten geschieht unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Unter dem Begriff „Verarbeitung“ nach Art. 4 Abs. 2 DSGVO versteht der Gesetzgeber das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.In Übereinstimmung mit Art. 13 und 14 der DSGVO informieren wir Sie hiermit, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, die wir im Rahmen der Bereitstellung, Vermittlung, Erwerbung oder konservatorischen Erhaltung von Archiv- und Bibliotheksbeständen des Studienzentrums August Hermann Francke der Franckeschen Stiftungen von Ihnen erhoben haben oder erheben werden.

1. Name und Kontaktdaten des datenschutzrechtlichen Verantwortlichen

Franckesche Stiftungen
Franckeplatz 1, Haus 37
vertreten durch den Direktor Prof. Dr. Thomas Müller-Bahlke
06110 Halle
Telefon: 0345 2127-400
Telefax: 0345 2127-433
E-Mail: leitung@francke-halle.de

Die Franckesche Stiftungen sind eine Stiftung öffentlichen Rechts, eingetragen in das Stiftungs­register des Landes Sachsen-Anhalt.

Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten

Franckesche Stiftungen
Franckeplatz 1, Haus 37
Dr. Jürgen Gröschl
06110 Halle
E-Mail: datenschutz@francke-halle.de

Falls Sie Fragen zum Datenschutz in den Franckesche Stiftungen oder zu Ihren Rechten haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

2. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Folgende personenbezogenen Daten können im Rahmen der Bereitstellung, Vermittlung, Erwerbung oder konservatorischen Erhaltung von Archiv- und Bibliotheksbeständen von uns erhoben worden sein bzw. erhoben werden:

  • Vor- und Nachname
  • Akademischer Grad/Titel
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit
  • Name/Bezeichnung der von Ihnen vertretenen Institution/Organisation/Kommune etc.
  • Tätigkeit/Position
  • Postalische Anschrift
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Forschungsthema
  • Auftraggeber/Betreuer
  • Datum der Anmeldung/Datum der Benutzung
  • Signatur der benutzten Quellen
  • Datum der Bestellung, Datum der Rückgabe der benutzten Quellen

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personen­bezogene Daten?

Ihre Daten nutzen wir zu folgenden Zwecken:

  • Zur Registrierung der Nutzer/innen der Bestände aus Archiv und Bibliothek im Lese­saal. Die Registrierung mit Angabe des Interessenschwerpunkts bzw. Forschungsthemas ist Grundlage für die Sicherstellung der fachlichen Beratung durch die Mitarbeiter/innen des Studienzentrums. Rechtsgrund­lage für das Benutzungsverhältnis ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Benutzungsordnung), für die fachliche Beratung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Studienzentrums besteht dabei in der Information der Mitarbeiter/innen über aktuelle Forschungsthemen zur Gewährleistung seiner satzungsgemäßen Aufgaben.
  • Zur täglichen Registrierung der Nutzer/innen im Benutzerbuch im Lesesaal für statistische Zwecke und zwecks Nachforschung eventueller Verluste oder Beschädigungen. Die rechtliche Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Studienzentrums besteht in der Erfüllung seiner satzungsmäßigen Rechenschaftspflicht und Verantwortung für die Bewahrung der historischen Kulturgüter.
  • Zur Bereitstellung der von Nutzer/innen mit Leihscheinen, per E-Mail oder Online-Bestellsystem bestellten Archivalien, Bücher und sonstigen Medien durch die Mitarbeiter/innen des Studienzentrums. Die dafür gültige Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Benutzungsordnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Studienzentrums besteht in der Verpflichtung, evtl. Verluste oder Beschädigungen an den Quellen nachvollziehen zu können.
  • Zur Abwicklung der Fotoaufträge und Rechnungslegung in der Fotostelle. Dies geschieht auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. § 147 AO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Studienzentrums besteht in der Nachweisbarkeit, welche Quellen zu welchen Verwendungszwecken reproduziert wurden.
  • Zur Beantwortung der per Brief, E-Mail oder Telefon übermittelten Anfragen von Nutzer/innen durch das Fachpersonal. Die rechtliche Grundlage dafür ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der satzungsgemäßen Dokumentationspflicht der Erfüllung der Aufgaben des Studienzentrums.
  • Zur Ausstellung einer Spendenbescheinigung und/oder zum Abschluss eines Schenkungsvertrags. Auf Wunsch der Schenkenden kann im OPAC der Bibliothek bzw. in der Datenbank des Archivs ein Provenienzeintrag vorgenommen werden, der aus dem Namen und dem Datum der Schenkung besteht. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO.
  • Zur Dokumentation der Restaurierung von Medien des Archiv- oder Bibliotheksbestands mit Angaben über diejenigen Personen, die eine Restaurierung durch eine Spende und/oder die Übernahme einer Patenschaft unterstützt haben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Studienzentrums liegt dabei in der umfassenden Dokumentation, um die Restaurierungsarbeiten für nachfolgende Generationen zu überliefern.
  • Zum Vertragsabschluss zur Vermietung von Gästewohnungen der Franckeschen Stiftungen. Die rechtliche Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Welche Kategorien von Empfängern der Daten gibt es?

Zugriff auf die von Ihnen erhobenen Daten haben die Leiterin und die mit dem Ablauf der Benutzungstätigkeit betrauten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Studienzentrums, aus technischen Gründen auch unsere IT-Administratoren. Bei der Tagesbenutzung im Lesesaal ist Ihr Name im Benutzerbuch anderen Lesesaalbenutzern zugänglich. Zur Unterstützung wissenschaftlicher Themenstellungen erhalten der Direktor der Franckeschen Stiftungen und der Leiter der Stabsstelle Forschung Informationen zu Ihren Kontaktdaten und Forschungsschwerpunkten. Rechnungen über Fotoaufträge werden den Mitarbeiter/innen der Buchhaltung der Franckeschen Stiftungen übergeben. Verträge über Schenkungen werden durch Mitarbeiter/innen der Verwaltung der Franckeschen Stiftungen bearbeitet. Haben Sie sich zur Übernahme einer Patenschaft für eine Restaurierung bereiterklärt, werden darüber der Direktor, der Präsident und die Sekretärin des Freundeskreises sowie Mitarbeiter/innen der Buchhaltung der Franckeschen Stiftungen informiert. Beim Abschluss eines Mietvertrags für eine Gästewohnung erhalten Ihre Daten die Verwaltungsleitung und die Mitarbeiterinnen der Buchhaltung der Franckeschen Stiftungen.

5. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?

Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Daten zum Zweck des Nachweises der Erlaubnis löschen wir gemäß § 31 Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) 3 Jahre nach Beendigung der Verarbeitungstätigkeit, für die die Erlaubnis erteilt wurde.
Ihre Anmeldedaten werden jährlich zu Jahresbeginn überprüft. Die Löschung der Daten inaktiver Nutzer/innen erfolgt 36 Monate nach der letzten Nutzung der Bestände. Leihscheine werden 24 Monate nach der Ausleihe aufbewahrt und danach vernichtet. Für Vorbestellungen per E-Mail übermittelte Daten werden regelmäßig jährlich jeweils zum Jahresende gelöscht. Bestellformulare für Fotoaufträge werden 2 Jahre nach Abwicklung des Auftrags, Rechnungen werden 10 Jahre nach Jahresabschluss vernichtet. Schriftlich zugesandte Anfragen werden mit ihrer Beantwortung zu Nachweiszwecken 10 Jahre aufbewahrt (bei E-Mail-Verkehr in Form eines Ausdrucks). Ausgewählte Anfragen können zur Dokumentation der Tätigkeit des Studienzentrums für historische Forschungszwecke dauerhaft archiviert werden.
Spendenbescheinigungen werden nach der gesetzlichen Frist von 10 Jahren in der Buchhaltung der Franckeschen Stiftungen oder dem Sekretariat des Freundeskreises aufbewahrt. Verträge werden in der Verwaltung aufbewahrt und gelangen von dort in das Archiv zur dauerhaften Aufbewahrung. Eine Kopie der Verträge befindet sich im Dienstzimmer der Leiterin des Studienzentrums; diese Kopie wird nach der Archivierung vernichtet. Die Dokumentation der Provenienzeinträge erfolgt dauerhaft in der Archivdatenbank bzw. im Katalog des Gemeinsamen Bibliotheksverbunds (GBV), der in Göttingen gehostet wird. Die Zustimmungserklärungen dazu werden dauerhaft aufbewahrt. Da die Restaurierungsprotokolle aus Gründen der Dokumentation des Bestandsschutzes dauerhaft aufgehoben und archiviert werden müssen, werden auch die persönlichen Daten der Spender/innen dauerhaft archiviert. Die Nachweise der Überweisungen werden im Rahmen der buchhalterischen Vorschriften nach 10 Jahren vernichtet.
Von Ihnen als Autor erteilte Genehmigungen zur digitalen Veröffentlichung Ihrer Werke werden dauerhaft archiviert. Die per E-Mail versandten Anfragen auf Veröffentlichungsgenehmigung werden nach einer Frist von drei Jahren gelöscht.
Mietverträge für Gästewohnungen werden 10 Jahre lang aufbewahrt.

7. Welche Rechte haben Sie?

Nach den anwendbaren Gesetzen haben Sie verschiedene Rechte bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Möchten Sie diese Rechte geltend machen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an den o.g. Datenschutzbeauftragten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über Ihre Rechte.

7.1 Auskunftsrecht der betroffenen Person nach Art. 15 DSGVO und § 34 BDSG

Sie haben jederzeit das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht, von uns eine unentgeltliche Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten nebst einer Kopie dieser Daten zu erlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer ein.

7.2 Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

7.3 Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Der Zweck, für den personenbezogene Daten verarbeitet wurden, ist entfallen.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  • die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie haben die Löschung der personenbezogenen Daten abgelehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt;
  • wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder
  • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe unserer Einrichtung gegenüber den Ihren überwiegen.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Nach Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Ferner haben Sie bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DSGVO das Recht zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

7.6 Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

7.7 Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen, die wir bis zu Ihrem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. Hierzu können Sie unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.

7.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Allerdings würden wir es begrüßen, wenn Sie vorab mit uns in Kontakt treten würden.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg
Telefon: 0391 81803-0
Telefax: 0391 81803-33
Website: www.datenschutz.sachsen-anhalt.de/datenschutz-sachsen-anhalt

8. Ist es erforderlich, meine personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben. Ohne Angabe der in der Anmeldung als erforderlich bezeichneten Daten können wir Ihre Anmeldung allerdings nicht akzeptieren.

9. Findet ein Profiling statt?

Ihre Daten werden von uns nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling i.S.v. Art. 22 DSGVO verwendet.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2019.
Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung stets nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben anzupassen.

Halle, 15.08.2019

Unsere Datenschutzerklärung zum Download(PDF, 1,6 MB)